Что такое документооборот?
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие).
Бумажный документооборот или ЭДО?
Классический документооборот в наиболее совершенном виде охватывает различные категории документов (входящие, исходящие и т.д.). Специальные лотки для документов включают использование специального идентификационного номера и QR-кода для быстрой идентификации документов и других часто нетрадиционных методов.
Классический документооборот предполагает работу с большим объемом бумажных документов
Это создает несколько очевидных проблем и рисков:
-
Риск потери документа:
Сотрудник положил документ не в тот ящик; -
Риск неавторизованного доступа:
Сотрудник оставил конфиденциальный документ на столе; -
Риск подделки документов:
Папка с документами позволяет легко заменить отдельные листы или весь документ; -
Архивное хранение документов:
требует организации помещения со специальным температурно-влажностным режимом; -
Поиск:
документов в архиве часто затруднен; -
Безопасное уничтожение документов:
Безопасное уничтожение документов.
Система электронного документооборота
это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабо формализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению
Преимущества ЭДО
Встречайте новую систему электронного документооборота нового поколения- «S4 ЭДО»:
-
Однократная регистрация:
документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ; -
Возможность параллельного:
выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения; -
Единая (или согласованная распределённая):
база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов; -
Эффективно организованная:
система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём; -
Развитая система отчётности:
по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов; -
Непрерывность движения документа:
позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?
Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни миллионов сумов в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.